一、WBS工作分解法的基本概念 WBS工作分解結(jié)構(gòu)法，就如同對(duì)一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行因數(shù)分解。它是把一個(gè)項(xiàng)目，按一定的原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作分配到每個(gè)人的日常活動(dòng)中，直到分解不下去為止，也就是項(xiàng)目→任務(wù)→工作→活動(dòng)這樣的流程。WBS是工作的一個(gè)總結(jié)，而不是工作本身，工作是構(gòu)成項(xiàng)目的許多活動(dòng)的總和。這是一種面向“成果”的“樹”，其最底層是細(xì)化后的“可交付成果”。例如，完成一個(gè)大的戰(zhàn)略目標(biāo)就像吃一頭大象，需要一層一層、一級(jí)一級(jí)地逐步分解細(xì)化為一個(gè)個(gè)小的任務(wù)單元才能完成。
在銀川的WBS工作分解法培訓(xùn)中，首先要讓學(xué)員理解這個(gè)基本概念。讓學(xué)員明白WBS在項(xiàng)目管理中的核心地位，它是組織項(xiàng)目實(shí)施的工作依據(jù)，是開展一切項(xiàng)目管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)。
二、WBS的分解原則 1. 完全包含原則 被拆的任務(wù)要100%包含所有的交付物，每一層分解的子任務(wù)要100%覆蓋父級(jí)任務(wù)范疇。這就像是一個(gè)嚴(yán)密的邏輯體系，不能有遺漏的部分。例如在一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目中，如果父級(jí)任務(wù)是開發(fā)一個(gè)功能模塊，那么子任務(wù)要涵蓋從需求分析、設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試到上線的所有環(huán)節(jié)。 2. 元素互斥原則 相互獨(dú)立 - 每項(xiàng)任務(wù)不重復(fù)，完全窮盡 - 無(wú)遺漏不誤事。在銀川的培訓(xùn)中，會(huì)通過(guò)實(shí)際案例讓學(xué)員進(jìn)行任務(wù)分解練習(xí)，來(lái)深刻理解這一原則。如在建筑項(xiàng)目中，混凝土澆筑和鋼筋綁扎這兩個(gè)任務(wù)就是相互獨(dú)立且完全窮盡的，如果混淆或者有遺漏就會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生嚴(yán)重影響。 3. 圍繞目標(biāo)原則 圍繞期望達(dá)到的目標(biāo)做任務(wù)計(jì)劃，而不是規(guī)劃行動(dòng)時(shí)間。培訓(xùn)中會(huì)強(qiáng)調(diào)在分解任務(wù)時(shí)要始終關(guān)注項(xiàng)目的最終目標(biāo)，不能偏離。例如舉辦一場(chǎng)大型活動(dòng)，目標(biāo)是成功吸引一定數(shù)量的觀眾并提升品牌知名度，那么在分解任務(wù)時(shí)就要圍繞如何吸引觀眾、如何宣傳品牌等方面進(jìn)行，而不是只考慮活動(dòng)舉辦的時(shí)間安排。 4. 把控粒度原則 可交付、可分配、責(zé)任到人，工作包不超過(guò)2周的工作量，個(gè)人任務(wù)不超過(guò)1天工作量。在銀川WBS培訓(xùn)中，會(huì)教導(dǎo)學(xué)員如何根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況合理把控任務(wù)的粒度。比如在一個(gè)短期的營(yíng)銷推廣項(xiàng)目中，工作包的劃分就要按照這個(gè)原則，確保任務(wù)既不會(huì)太大難以執(zhí)行，也不會(huì)過(guò)于細(xì)碎影響效率。
三、WBS的分解方法 1. 自上而下法 從項(xiàng)目目標(biāo)開始，逐步向下分解成更小的任務(wù)和子任務(wù)。在培訓(xùn)中會(huì)給出具體的項(xiàng)目案例，如一個(gè)城市交通改善項(xiàng)目，從整體目標(biāo)改善城市交通擁堵狀況開始，向下分解為規(guī)劃新的交通線路、改善現(xiàn)有道路設(shè)施、優(yōu)化交通信號(hào)系統(tǒng)等任務(wù)，再進(jìn)一步細(xì)分。 2. 類比法 參考類似項(xiàng)目的WBS作為起點(diǎn)，根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目的具體情況調(diào)整。銀川當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)可能會(huì)有一些類似的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，培訓(xùn)中會(huì)引導(dǎo)學(xué)員借鑒這些經(jīng)驗(yàn)。例如一個(gè)新的酒店建設(shè)項(xiàng)目，可以參考已建成的同規(guī)模酒店的WBS，然后根據(jù)新酒店的特殊要求如地理位置、目標(biāo)客戶群體等進(jìn)行調(diào)整。 3. 自下而上法 團(tuán)隊(duì)成員先列出所有能想到的具體任務(wù)，然后將這些任務(wù)歸類并整合到WBS的不同層級(jí)中。在培訓(xùn)過(guò)程中會(huì)組織小組討論，讓學(xué)員們模擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，運(yùn)用這種方法進(jìn)行任務(wù)分解練習(xí)。比如一個(gè)創(chuàng)意廣告項(xiàng)目，小組成員先各自列出創(chuàng)意構(gòu)思、素材收集、拍攝制作、后期剪輯等任務(wù)，然后匯總整理到不同的層級(jí)中。
四、WBS的分解標(biāo)準(zhǔn) 1. 按工作成果的物理結(jié)構(gòu)分解 如果是一個(gè)實(shí)體產(chǎn)品的項(xiàng)目，例如汽車制造項(xiàng)目，可以按照汽車的物理結(jié)構(gòu)，如發(fā)動(dòng)機(jī)、車身、底盤等進(jìn)行分解，每個(gè)部分再進(jìn)一步細(xì)分各自的任務(wù)。 2. 按工作成果的功能結(jié)構(gòu)分解 對(duì)于具有多種功能的項(xiàng)目成果，以軟件項(xiàng)目為例，可以按照軟件的功能模塊，如用戶登錄模塊、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模塊、信息查詢模塊等進(jìn)行分解。 3. 按照工作實(shí)施過(guò)程分解 在建筑工程等項(xiàng)目中，按照工作實(shí)施的先后順序，如地基處理、主體建設(shè)、內(nèi)部裝修等進(jìn)行分解。 4. 按照工作的地域分布分解 對(duì)于跨地域的項(xiàng)目，如跨國(guó)企業(yè)的市場(chǎng)推廣項(xiàng)目，可以按照不同的地域進(jìn)行分解，如亞洲區(qū)、歐洲區(qū)、美洲區(qū)等，每個(gè)區(qū)域再分別進(jìn)行任務(wù)分解。 5. 按責(zé)任部門或崗位分解 在企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目中，可以按照不同的部門或崗位進(jìn)行分解，如市場(chǎng)部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研和宣傳推廣任務(wù)，研發(fā)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品研發(fā)任務(wù)等。 6. 按工作職能或流程分解 按照項(xiàng)目中的工作職能或者流程來(lái)分解，如采購(gòu)項(xiàng)目中按照采購(gòu)需求分析、供應(yīng)商篩選、采購(gòu)合同簽訂、貨物驗(yàn)收等流程進(jìn)行分解。
五、WBS的相關(guān)元素及工具 1. 工作包 這是WBS分解中的一個(gè)重要元素，是最小的可交付成果單元。在培訓(xùn)中會(huì)詳細(xì)講解如何確定工作包的范圍和內(nèi)容，以及工作包與其他任務(wù)之間的關(guān)系。 2. WBS元素 明確WBS元素的定義和構(gòu)成，它是構(gòu)成WBS結(jié)構(gòu)的各個(gè)部分。 3. WBS字典 需要建立WBS詞典（WBS Dictionary）來(lái)描述各個(gè)工作部分。在培訓(xùn)中會(huì)指導(dǎo)學(xué)員如何編寫WBS字典，包括對(duì)任務(wù)的描述、負(fù)責(zé)人、時(shí)間安排、資源需求等信息的記錄。
六、WBS在項(xiàng)目管理中的作用 1. 展示項(xiàng)目全貌，清晰相互關(guān)系 通過(guò)WBS，整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和各部分之間的關(guān)系一目了然。在銀川的培訓(xùn)中，會(huì)通過(guò)繪制WBS圖等方式讓學(xué)員直觀地看到這一效果。例如在一個(gè)大型活動(dòng)項(xiàng)目中，從活動(dòng)策劃、場(chǎng)地布置、嘉賓邀請(qǐng)到活動(dòng)執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系清晰地展現(xiàn)出來(lái)。 2. 工作分配對(duì)應(yīng)的工作負(fù)責(zé)人中，明確權(quán)利與責(zé)任 在WBS中，每個(gè)任務(wù)都能明確對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，從而清晰地界定權(quán)利和責(zé)任。這有助于避免項(xiàng)目中的推諉扯皮現(xiàn)象。比如在一個(gè)產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目中，明確了誰(shuí)負(fù)責(zé)硬件研發(fā)，誰(shuí)負(fù)責(zé)軟件研發(fā)，各自的權(quán)利和責(zé)任都很清晰。 3. 建立可視化的結(jié)果，便于估算工作量和分配工作 利用WBS可以很直觀地看到每個(gè)任務(wù)的工作量，從而合理地分配工作。例如在一個(gè)建筑項(xiàng)目中，根據(jù)WBS可以估算出每個(gè)施工階段的工作量，進(jìn)而合理安排人力和物力資源。 4. 提高準(zhǔn)確度 由于WBS對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了詳細(xì)的分解和規(guī)劃，所以可以提高項(xiàng)目執(zhí)行的準(zhǔn)確度。在培訓(xùn)中會(huì)通過(guò)對(duì)比有WBS規(guī)劃和沒(méi)有WBS規(guī)劃的項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)果，讓學(xué)員深刻體會(huì)到這一點(diǎn)。 5. 利于項(xiàng)目的建立并獲得項(xiàng)目人員的承諾 當(dāng)項(xiàng)目人員看到一個(gè)清晰、合理的WBS時(shí)，他們更容易理解項(xiàng)目的目標(biāo)和自己的任務(wù)，從而更愿意對(duì)項(xiàng)目做出承諾。例如在一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作的項(xiàng)目中，每個(gè)成員通過(guò)WBS明確了自己的任務(wù)和對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)，就會(huì)更積極地投入到項(xiàng)目中。 6. 分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn) 通過(guò)WBS可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，找出每個(gè)任務(wù)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。如在一個(gè)海外投資項(xiàng)目中，按照WBS分解后，可以分析出在不同國(guó)家政策法規(guī)、市場(chǎng)環(huán)境等方面可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。 7. 溝通的基礎(chǔ) WBS為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目相關(guān)方之間提供了一個(gè)統(tǒng)一的溝通基礎(chǔ)。在銀川的培訓(xùn)中會(huì)強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)的重要性，因?yàn)橛行У臏贤ㄊ琼?xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。無(wú)論是項(xiàng)目?jī)?nèi)部的團(tuán)隊(duì)溝通，還是與外部合作伙伴、客戶的溝通，都可以基于WBS進(jìn)行。
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